Kaizen ¿Qué es? ¿Para qué sirve? y PDCA

Kaizen es una palabra escuchada por muchos y en ocasiones confundido con otros, esta herramienta permite optimizar el tiempo, los recursos y aplicar la mejora constante haciendo parte a todas las personas de la empresa como parte de la solución, ya que tiene interacción directa con ciertas funciones dentro del proceso y ellos son los más capaces de comprender el funcionamiento y las mejoras que se pueden realizar.

De esto se trata Kaizen.

¿Qué es Kaizen?

La palabra Kaizen proviene de la unión de las palabras japonesas “Kai” que significa “cambio” y “Zen” que significa “bueno” o “para mejor”.

En pocas palabras, Kaizen se enfoca en la mejora continua a través de cambios positivos y gradualmente, esto significa que se enfoca desde el interior de la empresa empezando con las personas que forman parte del capital humano.

Kaizen es un sistema que involucra a todos los empleados desde la alta gerencia hasta el personal de mantenimiento, esto ayuda a guiar a todos hacia una sola dirección y es la mejora continua y la estandarización.

¿Qué hay debajo de la sombrilla del Kaizen?

Para comprender todo lo que conlleva Kaizen, Masaaki Imai presentó de forma gráfica todo el alcance o lo que cubre la teoría Kaizen, a través de una sombrilla o paragua o umbrella Kaizen.

Origen del Kaizen

Antes del desarrollo del término de Kaizen, pasó por un proceso importante de mejoras en las líneas de manufactura, esto comenzó en la década de 1930 por Sakichi Toyoda, fundador de Toyota.

En el año 1950, Toyota implementó una nueva herramienta y son los círculos de calidad que llevaron al desarrollo del exclusivo del “Sistema de producción Toyota – TPS” creado por Taiichi Ohno, que es un sistema de mejora continua en calidad, tecnología, procesos, cultura empresarial, productividad, seguridad y liderazgo. Ahí dio inicio a lo que conocemos como Kaizen a través del sistema Toyota.

Posteriormente hace más de 30 años, Masaaki Imai publicó el libro ‘Kaizen: La clave para el éxito competitivo de Japón’ (McGraw Hill). A través de este libro, se introdujo el término KAIZEN en el mundo occidental.

Objetivo del Kaizen

Uno de los objetivos que se quiere lograr a través de Kaizen, es lograr diferenciar y clasificar las actividades o pasos que aportan valor o generan desperdicio dentro de una empresa y que formen parte del proceso de creación.

Ya que el objetivo de una empresa es siempre buscar la manera de agregar valor a un producto o servicio, en la cual el cliente esté dispuesto a pagar por ello, a diferencia de las actividades residuos que se enfoca en el consumo de recursos (mano de obra, material, espacio, gestión, etc.) pero no agrega valor al producto.

Por ejemplo, cuando decidimos crear una cuenta de banco hay ciertos pasos o actividades residuos que son necesarios, más no incorporan valor, como el formulario de solicitud, el tiempo que debe esperar para obtener la tarjeta de crédito o débito y los demás documentos que piden para poder crear la cuenta.

El único valor de tener la cuenta bancaria, serían los datos de la cuenta que están asignados a la persona, las tarjetas bancarias, créditos obtenidos, préstamos, hipotecas, entre otros.

Por ello, el objetivo de Kaizen es que busca la manera de reducir la cantidad de pasos y así acelerar el proceso optimizado, con tiempo de entrega adecuado y reduciendo los costos.

Kaizen tiene como objetivo reducir la ineficiencia en sus 3 formas principales. Estos son muda (desperdicio), muri (trabajo excesivo o estrés laboral) y mura (inconsistencia del trabajo).

Muda: 8 gastos o residuos del Lean Manufacturing (Six Sigma)

Como se dijo anteriormente, el objetivo de Kaizen es reducir la mayor cantidad de gastos o residuos o pasos innecesarios que entorpecen el proceso de la empresa.

El término de los 7 residuos fue desarrollado por Taiichi Ohno, el ingeniero jefe de Toyota, como parte del sistema de producción de Toyota (TPS).

Los 7 residuos son:

  • Sobreproducción: producir antes de la demanda.
  • Esperando o tiempo de espera: para el siguiente paso de procesamiento.
  • Transporte innecesario: mover materiales entre procesos.
  • Procesos innecesarios: de productos, incluidas múltiples revisiones / firmas, o diferentes formas de producir el mismo producto (sin trabajo estandarizado)
  • Inventario: material o producto que está esperando ser procesado o vendido.
  • Movimiento innecesario: movimiento excesivo dentro del proceso como búsqueda de piezas, herramientas, impresiones o ayuda.
  • Producción de piezas defectuosas: productos o servicios que no cumplen con los estándares mínimos según la expectativa de los consumidores.

No obstante, en estos últimos años se incorporó un octavo residuo y es:

  • Talento humano no utilizado: profesionales que no se han puesto en los cargos correspondientes, para así aprovechar su talento, conocimiento y capacidad.

Áreas a las que se puede aplicar el Kaizen

Kaizen se puede aplicar tanto al entorno de oficina como a la manufactura, esto puede abarcar los diversos departamentos como:

  • Recursos humanos
  • Ventas
  • Compras
  • Administración de materiales
  • Ingeniería de diseño de producto
  • Marketing
  • Finanzas / Cuentas por pagar / por cobrar
  • Servicio al Cliente
  • Soporte de ingeniería
  • Investigación
  • Calidad
  • Legal
  • IT o tecnología
  • Seguridad
  • Logística

Beneficios de Kaizen

A través del Kaizen se produce un cambio constante a través de pequeñas mejoras todos los días, esto permite una participación activa por parte de los trabajadores fomentando el sentido de pertenencia y aprovechando la percepción de cada uno para conseguir una solución, todo esto trae consigo los siguientes beneficios:

  • Procesos cortos, claros y eficientes, eliminando pasos innecesarios.
  • Establece los problemas, las causas y las soluciones dentro de la empresa.
  • Mejora la moral, el trabajo en equipo y el compromiso de los empleados.
  • Menores costos operativos.
  • Enfocado en incorporar cada vez más valor agregado a los productos y así desarrollar productos de mayor calidad.
  • Espacios de trabajo más limpio y seguros al alinearlo con las 5S.
  • Mejora la comunicación entre el personal, el equipo y los departamentos, ya que promovemos la escucha activa y también evita el acaparamiento de información.
  • Se desarrolla estándares documentados precisos y que permite dejar un legado o continuidad para los nuevos miembros de trabajo.
  • Mejora continua a los productos y servicios, esto evitar las devoluciones o quejas de los clientes.

Elementos de Kaizen

Para la implementación de Kaizen, es necesario desarrollar una cultura sólida e impulsar el trabajo en equipo, para esto es necesario tomar en cuenta 5 elementos esenciales y son:

  • Trabajo en equipo: una empresa sin la coordinación y el entendimiento entre cada persona, es trabajar sin tener sintonía y sin dirigirse al mismo rumbo, por ello para lograr una buena implementación de Kaizen es fundamental el trabajo en equipo y una comunicación activa.
  • Disciplina personal: la disciplina permite el desarrollo del hábito y así crear un buen entorno dentro de la empresa, ya sea en la ejecución, el mantenimiento y las sugerencias constantes, son fundamental para perdurar la mejora continua dentro de una empresa.
  • Moral mejorada: al mejorar el entorno permite tener una buena comunicación, permitiendo comprender el enfoque de cada persona, compartir el conocimiento y capacitando a nuevas personas todo esto ayuda a mejorar la moral que beneficia a la empresa.
  • Círculos de calidad: son un grupo de personas que ayudan a monitorizar el entorno y los procesos y así debatir para el desarrollo de nuevas soluciones que surgen en la empresa, sobre la cantidad de personas que deben estar compuestas dentro de la empresa. Aquí se recomienda aplicar las fases de PDCA.
  • Sugerencias de mejora: como se ha dicho desde el principio, Kaizen son mejoras que proviene de los cientos o miles de sugerencias que proporciona cada personal sin importar su cargo o departamento, ya que si la idea a implementar solventa y mejora el proceso o la empresa son válidos y relevantes.
  • Voluntad de cambiar: para poder generar un cambio es necesario que todas las personas tengan la voluntad de hacerlo y se inicie desde la realidad individual, por eso es vital que antes de Kaizen, se desarrolle el hábito de las 5S.
  • Comunicación entre todos los niveles: la comunicación permitirá comprender la perspectiva de cada uno y por supuesto compartir el conocimiento sobre una realidad que desconocen.

Planificar-Hacer-Estudiar-Accionar (PDSA) y W. Edwards Deming

En la década de 1930, el ingeniero y estadístico estadounidense Walter Shewhart estaba en Bell Labs. Allí trabajó en una nueva metodología llamado Shewhart cycle, posteriormente fue mejorado por Edwards Deming denominándolo como Deming wheel o PDCA, no obstante el PDCA explicado en este artículo es enfocado al modelo japonés desarrollado en el año 1951.

Y la relación que tiene este modelo con Kaizen, es que es considerado como el antepasado, ya que cambio el modelo de trabajo y ejecución de las actividades.

El modelo consta de 4 pasos sencillos que son lo siguiente:

  • Planifique – PLAN: defina su objetivo, el tiempo, los recursos, el personal involucrado, método y herramienta para lograr las metas.
  • Hacer – DO: implemente el plan y realiza los ajustes necesarios para adaptarse a la realidad a la hora de ejecutar y por supuesto realizar las respectivas capacitaciones para la formación del equipo.
  • Chequear o Verificar – CHECK: evaluar los resultados obtenido e identificar oportunidades de mejora.
  • Acción – ACT: realiza los cambios y adaptaciones basándose en la realidad encontrada, cuando implemento, recuerde que ese proceso es similar a pivotar.

Con estos simples pasos permite poner en práctica las mejoras constantes y siempre mejorar cada día sin perder el ritmo o estilo.

Ciclo de actividades Kaizen

Para lograr la mejora continua, es necesario seguir algunos pasos para cumplir con el Kaizen, cabe destacar que este ciclo de actividades está relacionado con el PDCA o PDSA.

  • Detectar los problemas: levantar los problemas reales que existen dentro de cada actividad o paso dentro del proceso.
  • Crear contramedidas: es hora de crear contramedidas según la realidad detectada, recuerden que una contramedida son soluciones efímeras que sirven para frenar la situación más no es la opción más viable para mejorar.
  • Determinar la ruta de la causa: para comprender en detalle los elementos que generaron la situación anterior.
  • Soluciones hipotéticas: después de comprender la causa, es hora de crear diversas posibles soluciones, que es necesario evaluar.
  • Probar las posibles soluciones: es indispensable poner en práctica las diversas opciones de soluciones desarrolladas y evaluar cuál da el mejor resultado y que sea viable dentro del proceso.
  • Implementar la solución: ya evaluados todas las posibles soluciones y seleccionada la más viable y adaptable, es hora de implementarla y que forme parte del proceso.
  • Estandarizar: es necesario normalizar el trabajo o los procesos.

Tipos de metodología Kaizen

Dentro de Kaizen existen 4 formas de realización y son:

  • Kaizen Teian
  • Eventos Kaizen
  • Kaikaku
  • Kakushin

Cada uno de ellas tiene una forma diferente de ejecución y de alcance, por ello iniciaré explicando cada una de ellas y su diferencia.

Kaizen Teian – mejora de abajo hacia arriba

Es una metodología, en la cual se involucra a todas las personas, desde los líderes hasta los trabajadores de primera línea y se genera un cambio en la cultura organizacional, generando nuevos hábitos.

El objetivo de acá, es que se debe analizar desde la realidad de cada espacio laboral o gemba que es “el lugar real”, permitiendo evaluar desde diferentes aspectos y así mejorar el proceso.

Para que esta metodología tenga éxito la aplicación de la 5S es vital y necesario para la eliminación de los 8 tipos de desperdicios.

Eventos Kaizen – mejoras definidas

A diferencia del anterior que es una mejora diaria y continua, los eventos se enfoca en alcanzar una meta definida y limitada durante un período de tiempo. Esto significa que se enfoca a resolver un problema específico y que genere un cambio radical.

Para que esto tenga éxito es necesario una previa planificación como asignación de actividad, análisis de mapa de flujo de valor (VSM), tiempo de duración, entre otros.

Aspectos que debes evitar para un evento Kaizen exitoso

A la hora de ejecutar un evento Kaizen permite realizar mejoras con las sugerencias de cada miembro de equipo y buscar la manera de generar una comunicación clara y educativa.

No obstante, hay algunos elementos que se debe evitar y así realizar un evento Kaizen exitoso.

  1. No tener clara la situación actual de la empresa: es necesario tener información relevante como objetivos al ejecutar Kaizen, antecedentes de la empresa, tiempo de ejecución de cada actividad, asignación de actividad o responsabilidad, estimación de recursos a invertir, entre otros. Toda esta información sirve para delimitar y enfocarse en los objetivos establecidos.
  2. No conocer los factores críticos: aunque sea un método tradicional es necesario establecer los factores que influirán en el éxito de la ejecución, acá también te recomiendo realizar una DOFA, te ayudará a tener una visión clara y levantar los elementos cualitativos y por supuesto si tienes un respaldo cuantitativo del impacto a la hora de ejecutar y realizar la medición correspondiente.
  3. Definir el alcance: el objetivo de Kaizen es la mejora continua, en pocas palabras, comienzas con mejoras sencillas dentro del entorno de trabajo y poco a poco abarcas más, por ello, te invito a que no definas un alcance inalcanzable si estás iniciando, si no, aborda con lo que puedes materializar con la situación actual.
  4. No realizar seguimiento: la monitorización en Kaizen es vital, ya que permite evaluar y contrastar lo que se proyectó con la realidad y así reajustar el objetivo, los recursos y el tiempo designado, esto también sirve como antecedentes para la ejecución próxima.
  5. No existe el compromiso: para que todo esto sea un éxito todos los niveles deben participar no solo dando su opinión sino también escuchar e implementar.
  6. Personal no indicado: es verdad que la ejecución de Kaizen se debe involucrar a todos los niveles, no obstante, el equipo principal que son los responsables de que se ejecute y se cumplan los objetivos, deben ser personas que comprendan el proceso (interno y externo), pueda generar solución a partir de las opiniones de todo y tomar la decisión final.

Kaikaku – cambio radical

Esta metodología es usada para empresas que quieren realizar un cambio de 180°, donde los cambios constantes no lo ayudarán a incrementar sus ventajas competitivas y es necesario generar una transformación radical para estar a la par o superar a la competencia.

Un ejemplo con la pandemia COVID-19 es la transformación digital que ha tenido que ejecutar la mayoría de las marcas, esto incluye desarrollo de experiencia de usuario, crear una tienda virtual o un entorno de comercio electrónico, crear nuevos departamentos para nuevas funciones, mejorar el tiempo de respuesta de atención al cliente en canales digitales y tiempo de entrega en logística.

Para que esto sea un éxito es necesario seguir los 10 mandamientos de Kaikaku creado por Hiroyuki Hirano, quien desarrolló el sistema 5S:

  1. Deseche el concepto tradicional de métodos de fabricación.
  2. Piense en cómo funcionará el nuevo método; no cómo no funcionará.
  3. No aceptes excusas. Niega totalmente el statu quo, prepárate para empezar de nuevo.
  4. No busques la perfección. Una tasa de implementación del 50% está bien siempre que se haga sobre el terreno.
  5. Corrija los errores en el momento en que se encuentren.
  6. No gastes dinero en Kaikaku.
  7. Los problemas te dan la oportunidad de usar tu cerebro.
  8. Pregunte “por qué” cinco veces.
  9. Las ideas de diez personas son mejores que el conocimiento de una persona.
  10. Kaikaku no conoce límites.

Cabe destacar que Kaikaku se puede generar en momentos puntuales, pero no sirve como un proceso de mejora continua, por eso una vez realizado el cambio radical es hora de aplicar el Kaizen Teian para pulir y perfeccionarse.

Kakushin – innovación revolucionaria

El objetivo de Kakushin es generar una innovación importante en la cual no es solo cambiar el proceso como Kaikaku sino cambiar lo que se hace en la actualidad.

En pocas palabras, no es solo cambiar e implementar nuevas herramientas y equipos que faciliten el proceso de desarrollo, sino que cambien radicalmente en cómo se hace.

Un ejemplo, kaikaku sería la digitalización y el desarrollo de un comercio electrónico a partir de una empresa tradicional, pero kakushin sería el desarrollo de un centro comercial virtual, en el cual el usuario podrá “tocar, sentir, agarrar y probar” desde la comodidad de su casa.

Esta metodología busca poner al límite a la gerencia y que cambie su forma de hacer a uno revolucionario.

Método del 5W y 1H para Kaizen

El método 5W y 1H sirve para todos los tipos de Kaizen, esto significa que las preguntas que generen y permiten evaluar constantemente a través de la reflexión. La 5W y 1H fue creada por Lasswell en el año 1979.

Las siguientes preguntas fueron obtenidas a través del libro escrito por Masaaki Imai

Who? – ¿Quién?

  • ¿Quién lo hace?
  • ¿Quién lo está haciendo?
  • ¿Quién debería hacerlo?
  • ¿Quién más puede hacerlo?
  • ¿Quién más debería hacerlo?
  • ¿Quién está haciendo 3 Mu´s (Muda, Mura y Muri)?

What? – ¿Qué?

  • ¿Qué hacer?
  • ¿Qué es lo que está haciendo?
  • ¿Qué es lo que debe hacerse?
  • ¿Qué más se puede hacer?
  • ¿Qué más se debe hacer?
  • ¿Qué se está haciendo 3 Mu´s (Muda, Mura y Muri)?

Where? – ¿Dónde?

  • ¿Dónde hacerlo?
  • ¿Dónde se hace?
  • ¿Dónde se debe hacer?
  • ¿Dónde más se puede hacer?
  • ¿Dónde más debería hacerse?
  • ¿Dónde se están haciendo 3 Mu’s (Muda, Mura y Muri)?

When? – ¿Cuándo?

  • ¿Cuándo hacerlo?
  • ¿Cuándo esta hecho?
  • ¿Cuándo debe hacerse?
  • ¿En qué otro momento se puede hacer?
  • ¿En qué otra ocasión debería hacerse?
  • ¿Hay alguna vez 3 Mu´s (Muda, Mura y Muri)?

Why? – ¿Por qué?

  • ¿Por qué lo hace?
  • ¿Por qué hacerlo?
  • ¿Por qué hacerlo ahí?
  • ¿Cuándo hacerlo entonces?
  • ¿Por qué hacerlo de esa manera?
  • ¿Hay 3 Mu´s en la forma de pensar?

How? – ¿Cómo?

  • ¿Cómo hacerlo?
  • ¿Cómo se hace?
  • ¿Cómo debería hacerse?
  • ¿Se puede utilizar este método en otras áreas?
  • ¿Hay alguna otra forma de hacerlo?
  • ¿Hay 3 Mu´s en el método?

Relación entre las 5S y Kaizen

Para lograr lo mencionado anteriormente, el primer paso para comenzar con el Kaizen está relacionado con las 5S, iniciando desde las estaciones de trabajo y así optimizar el tiempo, espacio y mejorando la productividad. Todo esto tiene como objetivo crear el hábito en las personas.

Para esto es necesario conocer

¿Qué son las 5S?

Es un método de organización del trabajo que utiliza una lista de cinco palabras japonesas: seiri (整理), seiton (整頓), seiso (清掃), seiketsu (清潔), y shitsuke (清潔).

5S es un método que busca la manera de eliminar los elementos que obstruyen el entorno de trabajo, organizar los equipos y el espacio, estandarizar la ubicación y por supuesto su mantenimiento.

Relación entre la 5S – kaizen – TQM

El objetivo de reunir estos 3 elementos es que permite a las empresas tener una buena gestión empresarial, de calidad y saludable para los trabajadores.

  • 5S: ayuda a mejorar el entorno de trabajo
  • Kaizen: proceso de resolución de problemas participativos
  • TQM (Total Quality Management) – Gestión de calidad total: usa la máxima capacidad de toda la organización, aprovechando todos los recursos y capital humano.

El proceso TQM es la fusión de 5S y Kaizen que apoya a los altos directivos empresariales a buscar una alta productividad y calidad de los servicios.

Para que este proceso se pueda ejecutar e implantar dentro de una empresa, es necesario conocer los pasos que se deben seguir, se puede explicar a través de la siguiente imagen.

Infografía de Kaizen – Resume

Fuentes de referencias

Is Kaizen and 5S for Your Company?, redactado por: Huron Solutions Business Consulting, recuperado en: 3 de mayo de 2021, http://huronsolutions.com/is-kaizen-and-5s-for-your-company/

5S and Kaizen for Process Improvement, redactado por: John Parker (12 de mayo de 2012), recuperado en: 3 de mayo de 2021, https://enfocussolutions.com/5s-and-kaizen-for-process-improvement/

Kaizen Training and Research Page, redactado por: Creative Safety Supply, recuperado en: 3 de mayo de 2021, https://www.creativesafetysupply.com/articles/kaizen/

10 Things to Avoid During a Kaizen, redactado por: Quality Circle Forum of India, recuperado en: 3 de mayo de 2021, https://qcfi.in/10-things-to-avoid-during-a-kaizen/

What is Kaize, redactado por: Kaizen Institute, recuperado en: 3 de mayo de 2021, https://www.kaizen.com/what-is-kaizen.html

Kaizen history, redactado por: QualitiAmo, recuperado en: 3 de mayo de 2021, http://www.qualitiamo.com/en/improving/kaizen/history.html

Toyota Production System, recuperado en: 3 de mayo de 2021, https://global.toyota/en/company/vision-and-philosophy/production-system/

The 4 Types of Kaizen, redactado por: rever score, recuperado en: 3 de mayo de 2021, https://reverscore.com/learn-kaizen/kaizen-education-for-team/4-types-kaizen/

The History of Kaizen, redactado por: Christopher Sirk, recuperado en: 3 de mayo de 2021, https://crm.org/articles/the-history-of-kaizen

Summary about Imai, M. 1986. Kaizen: The Key To Japan’s Competitive Success. New York: McGraw-Hill., redactado por: James R. Martin (Ph.D., CMA Professor Emeritus, University of South Florida), recuperado en: 3 de mayo de 2021, https://maaw.info/ArticleSummaries/ArtSumImaiKaizen1986.htm

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Kaizen ¿Qué es? ¿Para qué sirve? y PDCA

2 comentarios en “Kaizen ¿Qué es? ¿Para qué sirve? y PDCA

  • junio 9, 2021 a las 1:07 pm
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    Genial..! Tremendo aporte… En un resumen, se condensó pasos importantes y prácticos que se pueden poner en ejecución desde ya para atender y resolver problemas en las organizaciones. 100 pts

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    • junio 9, 2021 a las 11:03 pm
      Permalink

      Muchísimas gracias Guille, siempre por tus comentarios y apoyo incondicional

      Responder

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