Las 5S ¿Qué es? Origen, Implementación

Las 5S y Kaizen son mencionados en muchas ocasiones desde la universidad hasta como método de organización laboral o de proceso. Pero realmente ¿tiene similitud? ¿en qué se diferencian? ¿y cómo nos pueden ayudar en nuestro día a día?

Todo esto lo podrás aprender a través de este artículo, donde vamos a explicar paso a paso y cómo esto se compagina para presentarte una opción completa de las 5S, Kaizen y TQM.

¿Qué son las 5S?

Es un método de organización del trabajo que utiliza una lista de cinco palabras japonesas: seiri (整理), seiton (整頓), seiso (清掃), seiketsu (清潔), y shitsuke (清潔).

5S es un método que busca la manera de eliminar los elementos que obstruyen el entorno de trabajo, organizar los equipos y el espacio, estandarizar la ubicación y por supuesto su mantenimiento.

Hoy día hay algunos sectores en específico que incorporan un nuevo elemento que es seguridad (seguro).

Origen de las 5S

5S se desarrolló en Japón alrededor de los años 1980 y se identificó como una de las técnicas que permitieron la fabricación Just in Time o también conocido como la fabricación justo a tiempo (JIT) o Toyota Production System (TPS).

Cabe destacar que este modelo se puede adaptar y depende mucho del entorno laboral y como esto ayuda a optimizar el tiempo de trabajo.

Objetivos de las 5S

Algunos objetivos que se quieren lograr a la hora de implementar la metodología 5S son:

• Reduce la cantidad de residuos y costos.
• Menos errores en las estaciones de trabajo o línea de producción, mejorando la calidad.
• Disminuyen los retrasos por la ubicación de las herramientas o recursos, mejorando el tiempo de respuesta y entrega.

¿Qué significa cada S?

El significado de cada S es la acción o actividad que se debe ejecutar para poder lograr tener estaciones de trabajos estandarizados, óptimos y que apoye a la productividad de cada persona.

Seiri – Clasificar – 整理

Separa y clasifica los elementos necesarios o no necesarios y posteriormente elimina del espacio de trabajo lo que sea inútil.

En este primer paso hay que analizar todo el entorno, desde las herramientas, muebles, materiales, equipos, etc.

Metas:

• Reduce el tiempo al tratar de ubicar una herramienta o artículo.
• Elimina los elementos distractores en tu espacio.
• Simplifica el espacio y así optimiza el lugar de trabajo.

Implementación:

• Verifica y clasifica los elementos útiles o necesarios.
• Si los elementos encontrados no son útiles, es hora de quitarlos de tu espacio y reubicarlos en otro (área de etiqueta roja), para posteriormente ubicarlos en su destino final.
• Entregue los artículos que no necesarios a otros departamentos que le pueden dar mayor utilidad.

Preguntas que te ayudará a reflexionar:

• ¿Cuál es el propósito de este artículo?
• ¿Cuándo se usó este artículo por última vez?
• ¿Con qué frecuencia se usa?
• ¿Quién lo usa?
• ¿Realmente necesita estar aquí?

Con estas preguntas se identifica la relevancia de cada artículo y así se descartan los que no lo son.

¿Qué pasa cuando una herramienta es descartada actualmente, pero puede ser de utilidad en el futuro?

Hay ocasiones en las que algunos artículos son inciertos, posiblemente ahora no tienen una utilidad frecuente o relevante, pero en un futuro cercano puede ser de gran utilidad, por ello se recomienda utilizar el método etiqueta roja.

La idea con este método es que permite identificar y describir los artículos como: ubicación actual (se puede designar un ligar especial para ello), descripción del uso, características, cantidad de artículo, nombre de la persona encargada de esta decisión y la fecha.

Para que no se olviden los elementos ubicados en el área de etiquetas rojas, puedes documentar todo y así no olvidarte que artículos hay para ser usados.

Seiton – Poner en orden, simplificar – 整頓

Disposición predecible para un acceso fácil y eficiente, permite organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.

Meta:

• Crear un flujo de trabajo óptimo, dónde se puede ubicar siempre en ese espacio los elementos necesarios.
• Disminuir el tiempo de espera y movimientos innecesarios.

 Implementación:

• Define un plano de ubicación de los elementos y analiza que las herramientas que están relacionadas o forman parte del mismo grupo estén cerca y tengan su propia ubicación creando un orden lógico. Hay diferentes maneras de realizar la ubicación, las más recomendadas son:
  • Frecuencia de uso.
  • Relacionado por su función.
  • Grupo de una misma familia.
• Organice todos los elementos según lo planificado y asigna esa ubicación fija para cada una de las herramientas.
• Etiqueta o identifica las herramientas, puedes incluir a parte del nombre, marca y ciertas características funcionales.
• Define las reglas del uso y devolución de cada herramienta, esto permite crear hábitos y enseñarles a las personas dónde es la ubicación correcta e igualmente facilita la detección de los artículos que faltan.

Preguntas que te ayudará a reflexionar:

• ¿Qué personas (o estaciones de trabajo o departamento) utilizan qué elementos?
• ¿Cuándo se usan los artículos? (¿dentro de qué fase del proceso?)
• ¿Qué elementos se utilizan con más frecuencia?
• ¿Cómo se agruparán o clasificarán los elementos?
• ¿Dónde sería más lógico colocar los elementos?
  • ¿Algunas colocaciones serían más ergonómicas para los trabajadores que otras?
  • ¿Algunas ubicaciones reducirían el movimiento innecesario?
• ¿Es necesario crear un sistema de almacenamiento?
• ¿Tienes definido y codificado los colores visuales para cada espacio?

Herramientas visuales

• Cinta para marcar el suelo
• Etiquetas y letreros
• Tableros de sombra y espuma de caja de herramientas

Seiso – Limpieza, Brillar, barrer – 清掃

Mantenlo limpio y brillante, mejora el nivel de limpieza de los lugares.

Metas:

• Reduce la basura y los desperdicios del lugar del trabajo, esto ayuda a prevenir errores y defectos.
• Mantener el lugar seguro, sin obstrucciones y fácil de trabajar.
• Preservar el espacio de trabajo limpio y agradable.

Implementación:

• Limpie el lugar de trabajo y los equipos a diario o define el tiempo de limpieza, que sea frecuente y constante.

Preguntas que te ayudarán a reflexionar:

• ¿Cuáles son las responsabilidades del mantenimiento del espacio? Acá hay que definir qué actividades le corresponde al personal de limpieza y el responsable de la estación del trabajo.
• ¿Cómo realizar una limpieza y mantenimiento correcto en el equipo?

Seiketsu – Estandarizar o Normalización – 清潔

Desarrollar métodos comunes de coherencia, prevenir la aparición de la suciedad y el desorden

Metas:

• Establezca el proceso y los horarios para asegurar que se realice constantemente.

Implementación:

• Desarrolla un manual de buenas prácticas del entorno y genera una rutina.
• Asegura que todos los miembros del trabajo conozcan las reglas y asigna las funciones que debe realizar cada uno.
• Ten material de apoyo del plano de ubicación o fotos reales en cómo debería estar ubicado cada elemento.
• Define las señales visuales dentro del entorno de trabajo, pueden ser letreros, etiquetas, carteles, cinta para marcar el piso y organizadores de herramientas.

Preguntas que te ayudarán a reflexionar:

• ¿Qué actividades hay que realizar para fomentar el hábito?
• ¿Cómo realizar la identificación sin que se confundan?
• ¿Qué elementos visuales me ayudarán a delimitar de forma correcta y guiar a las personas?

Shitsuke – Sostener o Disciplina

Mantener las ganancias, formar la cultura y mejorar, fomentar los esfuerzos en este sentido, en pocas palabras se debe fomentar la frase “hazlo sin que te lo digan”.

Metas:

• Inspeccionar que siempre se ejecuten las reglas.

Implementación:

• Monitorizar que todo esté en orden y cualquier detalle, realizar ajustes.
• Realizar auditoría en los espacios de trabajo.
• Siempre implementa la cultura de la mejora constante.
• Organiza sesiones de formación.

Preguntas que te ayudarán a reflexionar:

• ¿Dentro del área existe un manual de prácticas 5S?
• ¿A los nuevos ingresos se les ofrece una capacitación o guía sobre los 5S de su área o departamento?

Seguridad – el sexto S

Algunas empresas y más si son fábricas, incluyen en su método de trabajo la S de seguridad. Esta fase se enfoca en eliminar los riesgos dentro del proceso que pueda atentar a las personas.

Metas:

• Mantener un entorno seguro en el trabajo, sin atentar con la vida de las personas.

Implementación:

• Delimita e identifica las estaciones de trabajo que corren mayor riesgo, puedes usar letreros o pintar la ruta que debe tomar las personas o las intersecciones o los cruces peatonales.
• Identificar los productos químicos que son corrosivos o pueda dañar a las personas.
• Define los equipos de seguridad que debe tener las personas como: chaleco, casco, guantes, mangas, botas de seguridad, protector de oído, entre otros.

Preguntas que te ayudarán a reflexionar:

• ¿Con las 5S cubre con la seguridad de las personas?
• ¿Actualmente se tienen definidos de forma clara los caminos de escapes o las acciones a tomar?
• ¿Cerca de los espacios se cuenta con equipos de primeros auxilios si se llega a presentar una circunstancia atípica como un incendio, derrumbe, entre otros?
• ¿Las personas poseen el equipo de seguridad mínimo dentro del entorno laboral?

Beneficios de la 5S

• Apoya a la productividad personal.
• Produce menos errores a la hora de realizar una actividad, en el caso de las fábricas o en el rubro de salud o sanitaria.
• Optimiza el tiempo de ubicación de los elementos.
• Las estaciones de trabajo son más seguros y limpios.
• Elimina todas las distracciones.
• Mejora la calidad del trabajo.
• Reduce costos, ya que al tener las herramientas ubicadas en el lugar asignado, se evitan errores humanos y no se desperdicia tiempo.
• Identifica las anomalías que se presentan dentro de la empresa.
• Identifica y reduce los desechos.

5S relacionado con Muri, Mura y Muda.

Todas las actividades que se ejecutan dentro de las 5S tiene como objetivo desarrollar un entorno laboral activo mediante la reducción de Muri, Mura y Muda. Para esto vamos a explicar el significado de cada una de ellas:

• Muri: sobrecarga, irracionalidad o absurdo
• Mura: desigualdad o inconsistencia, principalmente con la materia física y la condición espiritual humana.
• Muda: actividad que derrocha o no aporta valor

¿Qué es Kaizen?

La palabra Kaizen proviene de la unión de las palabras japonesas “Kai” que significa “cambio” y “Zen” que significa “bueno” o “para mejor”.

En pocas palabras Kaizen se enfoca en la mejora continua a través de cambios positivos y gradualmente, esto significa que se enfoca desde el interior de la empresa empezando con las personas que forman parte del capital humano.

Relación entre las 5S y Kaizen

Para lograr lo mencionado anteriormente, el primer paso para comenzar con el Kaizen está relacionado con la 5S, iniciando desde las estaciones de trabajo y así optimizar el tiempo, espacio y mejorando la productividad. Todo esto tiene como objetivo crear el hábito en las personas

Relación entre la 5S – kaizen – TQM

El objetivo de reunir estos 3 elementos es que permite a las empresas tener una buena gestión empresarial, de calidad y saludable para los trabajadores.

• 5S: ayuda a mejorar el entorno de trabajo
• Kaizen: proceso de resolución de problemas participativos
• TQM (Total Quality Management) – Gestión de calidad total: usa la máxima capacidad de toda la organización, aprovechando todos los recursos y capital humano.

El proceso TQM es la fusión de 5S y Kaizen que apoya a los altos directivos empresariales a buscar una alta productividad y calidad de los servicios.

Para que este proceso se pueda ejecutar e implantar dentro de una empresa, es necesario conocer los pasos que se deben seguir, se puede explicar a través de la siguiente imagen.

Conclusión

Es uso del método de la 5S mejora el entorno de trabajo y también genera un mejor hábito en cada miembro de equipo, creando un espacio armónico donde la ubicación de los elementos y la rapidez de ejecución puede influenciar mucho en la productividad.

Todo esto se puede lograr cuando la empresa se propone a generar un cambio creando una cultura organizacional desde lo más simple que es desde las estaciones de trabajo.

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Fuentes bibliográficas

Hirano, Hiroyuki. 1988. JIT Factory Revolution: A Pictorial Guide to Factory Design of the Future.

What is 5S, recuperado en: 25 de abril de 2021, https://www.5stoday.com/what-is-5s/

Basic Concepts of 5S-KAIZEN-TQM Approach (presentación digital), recuperado en: 25 de abril de 2021, https://www.jica.go.jp/activities/issues/health/5S-KAIZEN-TQM-02/ku57pq00001pi3y4-att/KAIZEN_02.pdf