¿Cómo planificar tu tiempo? + Consejos + infografía

Uno de los grandes retos para los profesionales independientes, dependientes o una persona normal, es necesario planificar el tiempo día a día, pero el mayor reto es rendirlo y que puedas realizar todas las actividades, eventos, visitas que debes realizar.

Por ello hoy te compartiré algunos consejos muy personales aplicado en mi día a día y lo más interesante es que te voy a ofrecer una plantilla para priorizar tu vida antes cualquier actividad, así que vamos a comenzar.

Consejos para estirar mi tiempo

Planifica y ten una agenda a la mano

Siempre ten una agenda encima, sin importar si es digital o físico, lo más importante es que debes planificar un día antes como mínimo todas las tareas “claves” que necesitas realizar para estar feliz contigo mismo y que es sumamente necesario.

Dentro de la planificación, te recomiendo en tener en cuenta las actividades repetitivas que debes realizar con frecuencia, por ejemplo: ir a clase, visitar al doctor, ir de compras, pagar los servicios (luz, agua, gas, etc), entre otros.

Recuerda que tu agenda es tu mejor aliado para tener un control y así recordar todas las actividades que debes hacer pero lo más importante aún es que cada vez que cumples con cada actividad sentirás que tienes un control de tu tiempo y productivo y así aumentar tu autoestima y confianza hacia ti mismo.

P.D. Revisa tus planificaciones en la noche anterior para preparar tu mente las actividades que debes realizar y así estar enfocado

Cumple con el tiempo definido

Una de las grandes lecciones que aprendí como profesional independiente es que mi tiempo vale ORO, y literalmente es cierto porque no se puede comprar y se gasta muy rápido, por lo tanto debes tomar muy en serio en definir de manera clara y puntual el tiempo que invertirás en cada actividad.

Un ejemplo claro de la actividad principal que se gastan muchísimo tiempo si no se controla de manera estricta son las reuniones de trabajo que puede ser trasformado en una conversación de todo lo que has vivido en tu vida, por ello es necesario el control estricto.

Hay que marcar la prioridad de cada actividad

Es necesario realizar primero las tareas más importantes, o complicadas o que posee un corto periodo de tiempo, para tener un control sobre las actividades que se debe realizar y así priorizar.

Dentro de este consejo, mayormente las personas aplican la matriz Eisenhower, donde está separada en 4 espacios:

• Actividades importantes y urgente, debemos hacerlo YA
• Las actividades importantes pero no son urgentes, se planifica
• Actividades que no son importante pero son urgentes, delega
• Las actividades que no son importantes ni urgentes, declínalo

Agrupa actividades similares

A la hora de optimizar el tiempo, es agrupar actividades similares o que comparta hasta cierto punto el mismo proceso.

Por ejemplo,

Responder todos los correos electrónicos por un intervalo de tiempo definido, realizar todos los pagos a través de la banca en línea, realizar todas las llamadas.

Al agrupar las actividades permite terminar todas las actividades juntas.

Aprovecha tus viajes largos para realizar diferentes actividades

Algo que he tenido que aprender en estos últimos es exprimir hasta la última gota las visitas o viajes que son lejos de nuestro entorno, para sacar el mayor provecho posible.

Imagínate que te toca viajar a Colombia, planifica todas las visitas que has querido realizar, visitas a posibles aliados, crear micro-charlas o conferencias, realizar una visita en medios de comunicación para ir creando imagen, entre otros.

No te quedes en solo disfrutar sino también en sacar provecho para tu crecimiento personal y profesional.

Enfócate en terminar o estar lo más cerca de concluir una actividad

Enfócate a una actividad y evita saltar de una a otra, esto genera un gran retraso para concluir con cada una de ellas ¿Por qué?

Porque debes recordar lo que dejaste a media y volver a retomar dicha actividad, en ese tiempo que te tardas lo puedes invertir en terminar cada una de las actividades que tenías como meta.

Por ello no postergues, la única manera que puedes dejar la actividad por la mitad, es cuando depende de una información de otra persona y debes esperar, pero si no es una circunstancia especial, te recomienda en enfocarte en finalizarlo.

No te critiques

No seas duro contigo mismo, revisa todas las actividades que has realizado y prémiate o regálate unas palabras de ánimo, para seguir trabajando; recuerda que somos seres humanos, por lo tanto una de los elementos principales que nos ayuda en seguir es la motivación de seguir adelante.

Si debes salir de tu espacio de trabajo, hazlo con tiempo

Te recomiendo que siempre sal más temprano de lo planificado, porque no sabes lo que puedes encontrarte en el camino, es preferible que llegues temprano al sitio y así ser puntual.

Si te queda mucho tiempo, aprovecha en revisar y realizar algunas actividades en tus equipos móviles.

Minimiza tus distracciones

Las distracciones han aumentado, por ello debemos establecer la cantidad de actividades que debes realizar y enfocar nuestra concentración.

Algunas actividades que debes controlar tu impulso y superar la tentación son:

• Revisar las redes sociales
• Pasear por el pasillo y conversar con todas las personas que te encuentras
• Conversar más de lo requerido en llamadas telefónicas

Estos son algunos de los consejos que puedes aplicar en tu día a día, lo más importante es que aplícalo poco a poco, recuerda que un hábito es muy difícil de cultivar, por ello es necesario no sentirte obligado o presionado, hazlo parte de ti y veras los resultados que obtendrás.

En conclusión,

Somos los capitanes de nuestras vidas, por lo tanto la distribución e inversión del tiempo lo decidimos únicamente nosotros.

Así que la única manera de estirar nuestro tiempo es ser muy disciplinado y entender que si queremos ser un especialista en el área debemos lograr poco a poco nuestras metas.